Evaluasi Proses Bisnis Administrasi Pelayanan Akademik Semester Antara pada Fakultas Ilmu Komputer Universitas Brawijaya (FILKOM UB) dengan Metode Quality Evaluation Framework (QEF)

Abstrak

Kegiatan Semester Antara (SA) merupakan kegiatan perkuliahan reguler yang dikemas dalam bentuk semester singkat. Terdapat situs web yang dikembangkan oleh Fakultas Ilmu Komputer Universitas Brawijaya (FILKOM UB) untuk membantu mahasiswa melakukan administrasi Semester Antara bernama FILKOM Apps. Namun, tidak semua kebutuhan mahasiswa dapat terpenuhi karena masih memerlukan pertimbangan dari pihak penyelenggara. Penggambaran alur administrasi pada kegiatan ini memerlukan analisis dan pemodelan proses bisnis. Terdapat lima proses bisnis yang teridentifikasi dan dimodelkan menggunakan BPMN. Hasil evaluasi proses bisnis yang menggunakan metode QEF berhasil mengidentifikasi 34 quality factor dan diantaranya terdapat 15 quality factor yang tidak memenuhi target karena memiliki gap pada kalkulasi. Kemudian melakukan analisis akar permasalahan menggunakan metode Fishbone Diagram yang mana teridentifikasi tiga kategori teratas penyebab permasalahan, yaitu kategori measurement, man power dan method. Rekomendasi perbaikan proses bisnis meliputi perbandingan simulasi proses bisnis yang sedang dipakai (as-is) dengan proses bisnis yang direkomendasikan (to-be) menggunakan pengukuran time analysis pada aplikasi Bizagi Modeler. Pada perancangan SA terdapat peningkatan efisiensi waktu sebesar 26,04%. Pada pendataan SA terdapat peningkatan efisiensi waktu sebesar 37,8%. Pada penjadwalan SA terdapat peningkatan efisiensi waktu sebesar 15,58%. Pada pendaftaran dan pembayaran SA terdapat peningkatan efisiensi waktu sebesar 2,49%. Terakhir, pada validasi SA terdapat peningkatan efisiensi waktu sebesar 7,47%.