Evaluasi Proses Bisnis Administrasi Akademik pada Institusi ABC dengan menggunakan Quality Evaluation Framework (QEF)

Abstrak

Institut Pendidikan Tinggi ABC adalah sebuah institusi Pendidikan yang berada di Pare, Kediri, Jawa Timur. Institut Pendidikan Tinggi ABC memiliki proses atau alur dalam kepengurusan surat untuk kebutuhan mahasiswa. Selama pandemi Covid-19 berlangsung pada tahun 2020, Pendidikan Tinggi ABC mulai memberlakukan sistem pengajuan surat secara daring, tetapi belum memiliki alur proses yang jelas. Berdasarkan permasalahan tersebut, penulis mengangkat topik proses bisnis pada bagian administrasi dan terfokus pada kepengurusan Surat Izin Penelitian, PKL, dan Tanda Keaktifan Mahasiswa. Metode Quality Evaluation Framework (QEF) digunakan untuk penulis untuk melakukan penelitian terhadap tingkat kualitas prose bisnis kepengurusan surat untuk keperluan mahasiswa. Berdasarkan hasil penelitian terhadap proses kepengurusan surat mahasiwa secara online ditemukan bahwa terdapat parameter yang tidak berjalan sesuai dengan target, yaitu timeliness. Dari hasil evaluasi tersebut kemudian dilakukan analisis akar permasalan. Pada penelitian ini analisis akar permasalahan menggunakan metode 5 Whys. Penggunaan metode 5 Whys adalah dengan memberikan serangkaian pertanyaan “mengapa†sampai tidak mendapatkan jawaban lagi. Hasil Dari penelitian ini adalah terdapat tiga kualitas faktor yang tidak sesuai dengan target yang diberikan oleh Direktorat Administrasi dan Akademik Kemahasiswaan Institut ABC yaitu Ketepatan waktu pada verifikasi data(Q7), Ketepatan waktu membuat janji dengan Dekan(Q9), dan Ketepatan waktu membuat janji dengan Dekan(Q14).