Evaluasi dan Perbaikan Proses Bisnis Menggunakan Business Process Improvement (BPI) pada Pelayanan Pencatatan Sipil (Studi Kasus: Dispendukcapil Kabupaten Blitar)

Abstrak

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (Dispendukcapil) Kabupaten Blitar memiliki pelayanan publik dalam pembuatan dokumen pencatatan sipil. Namun dalam pelaksanaannya terdapat kendala berupa efektivitas dan efisiensi dalam proses bisnisnya. Contohnya adalah pemohon membutuhkan waktu terlalu lama dalam antrean dan apabila gagal harus mengulang dari tahap awal sehingga memerlukan waktu berhari-hari untuk layanan pembuatan akta kelahiran, kematian, perkawinan, dan perceraian. Kemudian, pada penyerahan berkas secara tatap muka, sering terjadi kerusakan berkas dalam pelayanan pembuatan akta perkawinan dan perceraian. Oleh sebab itu, diperlukan evaluasi dan perbaikan pada proses bisnis yang ada. Pihak Dispendukcapil berharap peneliti dapat memberikan perbaikan proses bisnis tersebut untuk meningkatkan kualitas layanannya. Proses bisnis dianalisis dengan menggunakan value chain analysis dan abstraksi vertikal. Hasil pemodelan proses bisnis yang digunakan saat ini akan menentukan proses bisnis yang layak dievaluasi menggunakan matrik pengujian kriteria. Setelah proses bisnis dipilih, permasalahan yang ditemukan akan dianalisis dan diidentifikasi nilai tambahnya menggunakan salah satu tools dalam BPI yaitu value added assessment. Hasil dari evaluasi permasalahan dan identifikasi nilai tambah kemudian dianalisis menggunakan teknik ESIA. Teknik ESIA digunakan untuk perbaikan pada aktivitas pengumpulan berkas menggunakan sistem dan pemotongan aktivitas seperti konsultasi terhadap Kasi Perkawinan dan Perceraian. Rekomendasi perbaikan proses bisnis disusun berdasarkan hasil analisis menggunakan ESIA dan dimodelkan menggunakan BPMN. Hasil simulasi pada model proses bisnis menunjukan durasi waktu yang lebih cepat pada rancangan proses bisnis perbaikan daripada durasi proses bisnis yang digunakan saat ini. Pengurangan durasi paling banyak terjadi pada layanan pembuatan akta perkawinan dan pengurangan waktu paling sedikit pada layanan pembuatan akta perceraian. Layanan pembuatan akta perceraian memiliki persentase simulasi waktu durasi lebih cepat sebanyak 55,9% dan untuk layanan pembuatan akta perkawinan sebesar 38,09%.

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (Dispendukcapil) Kabupaten Blitar memiliki pelayanan publik dalam pembuatan dokumen pencatatan sipil. Namun dalam pelaksanaannya terdapat kendala berupa efektivitas dan efisiensi dalam proses bisnisnya. Contohnya adalah pemohon membutuhkan waktu terlalu lama dalam antrean dan apabila gagal harus mengulang dari tahap awal sehingga memerlukan waktu berhari-hari untuk layanan pembuatan akta kelahiran, kematian, perkawinan, dan perceraian. Kemudian, pada penyerahan berkas secara tatap muka, sering terjadi kerusakan berkas dalam pelayanan pembuatan akta perkawinan dan perceraian. Oleh sebab itu, diperlukan evaluasi dan perbaikan pada proses bisnis yang ada. Pihak Dispendukcapil berharap peneliti dapat memberikan perbaikan proses bisnis tersebut untuk meningkatkan kualitas layanannya. Proses bisnis dianalisis dengan menggunakan value chain analysis dan abstraksi vertikal. Hasil pemodelan proses bisnis yang digunakan saat ini akan menentukan proses bisnis yang layak dievaluasi menggunakan matrik pengujian kriteria. Setelah proses bisnis dipilih, permasalahan yang ditemukan akan dianalisis dan diidentifikasi nilai tambahnya menggunakan salah satu tools dalam BPI yaitu value added assessment. Hasil dari evaluasi permasalahan dan identifikasi nilai tambah kemudian dianalisis menggunakan teknik ESIA. Teknik ESIA digunakan untuk perbaikan pada aktivitas pengumpulan berkas menggunakan sistem dan pemotongan aktivitas seperti konsultasi terhadap Kasi Perkawinan dan Perceraian. Rekomendasi perbaikan proses bisnis disusun berdasarkan hasil analisis menggunakan ESIA dan dimodelkan menggunakan BPMN. Hasil simulasi pada model proses bisnis menunjukan durasi waktu yang lebih cepat pada rancangan proses bisnis perbaikan daripada durasi proses bisnis yang digunakan saat ini. Pengurangan durasi paling banyak terjadi pada layanan pembuatan akta perkawinan dan pengurangan waktu paling sedikit pada layanan pembuatan akta perceraian. Layanan pembuatan akta perceraian memiliki persentase simulasi waktu durasi lebih cepat sebanyak 55,9% dan untuk layanan pembuatan akta perkawinan sebesar 38,09%.